Можно ли вести отдельный учет приказов по охране труда

Например, водитель Иванов И. При этом, если часть работников одного подразделения должна проходить инструктаж 1 раз в квартал, а другая часть — раз в полгода, вы можете установить повторное инструктирование 1 раз в квартал для всех работников данного подразделения, поскольку это не противоречит действующему законодательству, и позволит ответственному за проведение инструктажей данного подразделения не запутаться. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда.

Данное положение требует некоторого уточнения. Существуют базовые параметры всей учетной документации, соблюдение которых поможет вам избежать лишних вопросов и замечаний со стороны проверяющих органов.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам прием, перевод, увольнение хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам — 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.

ПРАВИЛЬНО ЗАПОЛНЯЕМ ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ ИНСТРУКТАЖЕЙ

Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах. Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами классный журнал, вахтенный журнал и т.

А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня. Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы: регистрировать документы и присваивать им порядковые номера; организовать учет персонала и его движения приемов на работу, переводов, отпусков, убытий в командировки, увольнений ; наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации удостоверения, справки ; облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации.

А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись. Однако есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября г.

Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов - от двух до двадцати пяти и даже более. Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала.

Книга или альбом? Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф. Так, альбомная, или горизонтальная, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку.

А книжная, или вертикальная, наоборот. Например, у журнала учета больничных листов не очень много граф: ФИО работника, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности.

Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения.

Нумеруем и шнуруем Сначала надо разделить весь журнал на графы, затем пронумеровать все страницы, прошнуровать журнал, наклеить на последней странице небольшой квадратик бумаги прямо на шнуровку, поставить печать и подпись начальника отдела по работе с персоналом или генерального директора. А вот Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в отличие от других журналов должен заверять только руководитель организации. В любом журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести.

Подпись можно поместить на обложке лицевой или оборотной стороне , на последней странице журнала или на каждой его странице. Только без ошибок! Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Подчистки и замазывания в журнале не допускаются.

Либо можно воспользоваться порядком исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. Сделал - сохрани Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на обложке журнала ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Для основных журналов Росархив установил сроки хранения. Журналы книги учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет. Журналы книги приема, перемещения перевода , увольнения работников - 75 лет. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет. Журналы книги учета командировок, выдачи командировочных удостоверений - 5 лет. Журналы книги учета очередных отпусков - 3 года. Журналы книги выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам.

Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе канцелярии, общем отделе, секретариате и т. Простые правила Все документы регистрируют в пределах одного календарного года.

Присвоенный номер регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Если по окончании календарного года журнал не закончен, закрывать его не надо. Отделив жирной чертой записи истекшего года, следует крупно написать год наступивший и начать регистрировать документы с N 1. Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового регистрационного номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Это означает, что для регистрации одних только приказов о движении кадров следует завести два журнала. В некоторых организациях в связи с большой численностью персонала заводят отдельные журналы на прием, увольнение и перевод работников. В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена внутренним локально-нормативным актом организации, например, инструкцией о делопроизводстве кадровой службы, номенклатурой дел или хотя бы приказом руководителя.

Стали свидетелями интересного события?

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Запись в журнале делается лицом, проводившим инструктаж. Записи должны располагаться в хронологическом порядке. Виды инструктажей на рабочем месте и записи в журнале. Первичный инструктаж Проводится до начала его производственной деятельности: со всеми вновь принятыми на работу в организацию работниками, включая работников, выполняющих работу на условиях трудового договора, заключенного на срок до двух месяцев или на период выполнения сезонных работ, в свободное от основной работы время совместители , а также на дому надомники с использованием материалов, инструментов и механизмов, выделяемых работодателем или приобретаемых ими за свой счет; с работниками организации, переведенными в установленном порядке из другого структурного подразделения, либо работниками, которым поручается выполнение новой для них работы; с командированными работниками сторонних организаций; со студентами и учащимися образовательных учреждений соответствующих уровней, проходящими производственную практику практические занятия , и другими лицами, участвующими в производственной деятельности организации. Первичный инструктаж на рабочем месте проводится непосредственными руководителями по программам, разработанным и утвержденным в установленном порядке в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, локальных нормативных актов организации, инструкцией по охране труда, технической и эксплуатационной документацией. Поэтому в графе 6 на них делается ссылка, а так же в этой графе делается заключение: инструктаж усвоен, работник допущен к работе или к стажировке. Если нужна, назначается руководитель стажировки из числа опытных работников, со стажем работы не менее 3 лет. Стажировка Проводится сразу же после первичного инструктажа, ее продолжительность от 2 до 14 смен в зависимости от профессии. Запись делается за каждый день стажировки, описывается то, чем работник занимался в течение смены. К примеру: знакомство с рабочим местом, подготовка станка к работе, уборка станка, сверление заготовок, обтачивание и т.

Ведение кадров у ИП

Санкина, К. Термины и определения. Пункт Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть ведения справочной работы по документам. Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе: обеспечение сохранности документов; организация информационно-поисковых массивов; придание документу юридической силы. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько - об отпусках и др.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Работ по техобслуживанию зданий и сооружений Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке в году В комплект документации по охране труда на предприятии , помимо положений, приказов, программ и т. Их формы утверждены постановлениями Минтруда России. Сколько журналов по охране труда должно быть в организации и конкретный их перечень — определяеся спецификой ее деятельности. Из чего должна состоять политика в области охраны труда и как ее оформить, чтобы пройти проверку В проверочном листе ГИТ по СУОТ есть отдельный пункт о политике в области охраны труда, поэтому инспектор обязательно проверит, разработал ли ее работодатель для своей организации. Эксперты журнала "Справочник специалиста по охране труда" рассказали, для чего нужен документ, что именно в него включить, как правильно оформить и можно ли без него обойтись. Перечень журналов по охране труда и технике безопасности 1. Регистрации вводного инструктажа 2. Учета инструкций по охране труда на предприятии Ведение журналов по охране труда, в которых регистрируются инструкции, должно быть поручено ответственной службе или специалисту. Учета выдачи инструкций работникам Комплект инструкций по ОТ должен храниться у руководителя данного подразделения.

Журнал регистрации приказов по кадрам на отпуска работников

Трудовое право Должен ли быть отдельный журнал для инструктажа при проведении тренировок по эвакуации? Или можно всё вести в одном журнале - журнале инструктажа на рабочем месте? Должен ли быть отдельный журнал для инструктажа при проведении тренировок по эвакуации? Проведение первичного, повторного, внепланового инструктажей по охране труда целесообразно регистрировать в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте, а целевой - в журнале регистрации целевого инструктажа. При этом тренировки по эвакуации людей можно предусмотреть как в отдельном журнале, так и в журнале противопожарного инструктажа. Объединять журналы или каким-либо образом их дополнять не рекомендуем. Кроме того, ст.

Наталья Панкратьева Подскажите, пожалуйста, в журнале регистрации приказов по личному составу регистрируются только приказы по унифицированной форме Т-1, Т-5 и т. Работаю с марта в небольшом ООО, где до меня журналы регистрации не велись, вот, пытаюсь разобраться и навести порядок. Sonia, добрый день! В Журнал регистрации приказов по личному составу вносятся все соответствующие приказы: как приказы, составленные по унифицированной форме, так и приказы изданные на самостоятельно разработанной форме на бланке организации. Можно видео? Асема, добрый день! К сожалению, на настоящий момент, видео по данному вопросу предложить Вашему вниманию нет возможности, однако, ознакомившись со следующими рекомендациями, Вы сможете с легкостью произвести исправление записи. В тоже время, если подобные моменты в ЛНА не отражены, изменить запись все равно можно: с новой строки следует внести информацию о том, что запись является недействительной, сделать верную запись, а ниже указать должность лица ответственного за ведение данного журнала, его ФИО и дату внесения исправлений, заверив информацию подписью.

Причем обязанность по составлению и ведению документации лежит не только на работодателях-организациях, но и на работодателях - индивидуальных предпринимателях. В организациях для этого создаются отделы например, отдел кадров или отдел по работе с персоналом или просто вводятся должности например, менеджера по персоналу. А вот индивидуальные предприниматели в большинстве своем не придают значения составлению кадровых документов или составляют их, но с существенными нарушениями установленных требований. В результате нередки административные штрафы, наложенные инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий.

Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию. Сведения о работнике Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы подразделения. Вид предоставляемого отпуска На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале. Даты отпуска Начальная и конечная дата отпускного периода. Длительность отпуска Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа.

Поскольку приказы распоряжения по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов распоряжений по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК прием, перевод, увольнение и др. Приказы распоряжения со сроком хранения 5 лет очередные и учебные отпуска, взыскания и др.

Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах. Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами классный журнал, вахтенный журнал и т. А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня. Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы: регистрировать документы и присваивать им порядковые номера; организовать учет персонала и его движения приемов на работу, переводов, отпусков, убытий в командировки, увольнений ; наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации удостоверения, справки ; облегчить в дальнейшем поиск нужных документов. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации.

Полезное видео: Как разработать инструкции по охране труда
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных